Bekerja Remote: Panduan Kerja yang Produktif

Bekerja remote bukanlah pekerjaan masa depan, tapi sudah menjadi kebutuhan masa kini.

Apalagi adanya pandemi COVID19 ini kita dipaksa untuk beradaptasi dengan situasi.

Menurut survei yang dilakukan Buffer sebelum pandemi, berikut beberapa benefit dalam bekerja remote:

Artikel ini akan membahas pendekatan dan tips dalam bekerja remote.

Apa itu kerja remote?

Kerja remote berarti Anda dapat bekerja dari rumah (WFH), kedai kopi bahkan juga di pantai. Kerja remote biasanya tidak di batasi tempat dan sebagian mempunyai waktu yang fleksibel.

Kerja remote biasanya menggunakan laptop, smartphone atau tablet dengan fasilitas Internet.

Melakukan kerja remote berarti Anda menghemat waktu perjalanan bolak balik ke kantor setiap harinya. Apalagi dengan kondisi trafik Jakarta, tentu dapat menghemat banyak waktu.

Mari kita hitung, misal Anda menghabiskan waktu pergi ke kantor 30 menit dan pulang 30 menit, berarti sehari menghabiskan waktu 1 jam.

Sehari 1 jam dalam setahun sama dengan 1 jam x 20 hari kerja sebulan x 12 bulan = 240 jam. Sekarang 240 jam itu sama saja dengan 10 hari penuh.

Menarik bukan?

3 Tahap untuk bekerja remote

Kami di Edavos pada dasarnya sebagian besar tidak mengikuti jam kerja 8-17 pada umumnya. Banyak dari tim sales dan tim teknis yang bekerja sesuai dengan jadwal di klien.

Namun di awal 2020 ini kami sudah mulai mencari alternatif untuk tetap berkomunikasi karena selama ini dengan WhatsApp punya banyak keterbatasan.

Sebagian besar karena storage yang memenuhi handphone. Mengelola grup juga lumayan merepotkan karena memang WhatsApp tidak dirancang untuk hal tersebut.

COVID-19 pertama di umumkan pada bulan Maret 2020 dan PSBB ditetapkan di Jakarta pada bulan April 2020.

Banyak yang bingung dan menutup kantornya sama sekali. Beberapa kantor yang diijinkan untuk bekerja juga bingung bagaimana bisa bekerja tanpa ke kantor.

Untungnya kami sudah mulai dari beberapa bulan sebelum pandemi berlangsung. Sehingga kami tidak kesulitan untuk melanjutkan pekerjaan sehari-hari.

Proses adopsi kerja remote terbagi menjadi beberapa bagian:

1. Sebagian kerja ke kantor dan sebagian remote

Pandemi yang masih berlangsung membuat banyak dari kita mulai memasuki tipe ini. Tipe yang dikenal sebagai hybrid karena sebagian kerja di kantor dan sebagian remote atau juga bekerja dari rumah (WFH).

Tempat kerja hybrid memberikan fleksibilitas dan tanpa batas kolaborasi dari mana saja.

Ada beberapa industri akan tetap menggunakan metode hybrid contohnya adalah yang masih berhubungan dengan barang dan gudang.

Kecuali industri Anda hanya memberikan jasa saja, maka kerja remote secara menyeluruh dapat dilakukan.

2. Kerja remote dengan zona waktu berbeda

Tahap berikutnya mulai mempunyai tim di luar kota dengan berbeda zona waktu. Misalnya ada yang Waktu Indonesia Barat (WIB), Waktu Indonesia Tengah (WITA) dan Waktu Indonesia Timur (WIT).

Tahap ini bisa sampai perbedaan negara dengan zona waktu berbeda yang lebih jauh lagi. Dimana waktu kita siang mungkin bagi mereka sudah malam.

Tantangan utama di tahap ini antara lain pola komunikasi karena waktu yang berbeda atau bahkan bahasa yang berbeda.

3. Karyawan Nomaden

Tahap terakhir ini dimana karyawan memilih untuk hidup berpindah-pindah tempat. Mulai dari bekerja di kapal pesiar sampai dengan berpindah negara.

Strategi dan 4 Tools untuk mendukung kerja remote

Teknologi berperan sangat penting disini untuk menunjang bekerja remote.

Aplikasi dan tools yang biasanya mencakup persyaratan dasar seperti kolaborasi untuk mengirim pesan, bertemu, menelepon dan berbagi konten dari mana pun.

Cara setiap orang bisa berbeda-beda semua tergantung dari industri dan tugas harian Anda. Metode dan tool yang digunakan juga dapat berbeda antara satu dengan yang lainnya.

Saya ingin menekankan, tidak ada satu tool yang dapat menggantikan bekerja dari offline ke online.

Namun ada beberapa aplikasi atau tools yang sangat membantu dalam bekerja remote.

Berikut beberapa tools yang digunakan:

1. Aplikasi untuk berkomunikasi

Tentu kita semua menggunakan email untuk komunikasi, namun email tidak dirancang untuk berdiskusi.

Agar tetap dapat kolaborasi dapat menggunakan cloud-messaging seperti WebEx Teams, Workplace atau Slack.

Pilihan saya aplikasi WebEx Teams untuk berkomunikasi dan kolaborasi antar tim. Semua pesan, foto, video dan materi lainnya tersimpan di cloud sehingga tidak membebani handphone.

Fitur digital whiteboard juga sangat membantu apabila perlu menjelaskan menggunakan gambar. Anda juga dapat melakukan video call langsung dari aplikasi tersebut.

Sebagian besar komunikasi pada WebEx Team bersifat asynchronous communication.

Asynchronous communication adalah komunikasi yang tidak sinkron. Artinya chat tersebut tidak harus direspon saat itu juga.

Kecuali ada masalah penting yang perlu langsung diselesaikan, maka bisa langsung menggunakan fungsi video atau audio call.

2. Aplikasi untuk pertemuan online

Bagi yang sering mengadakan rapat dengan klien maka diperlukan aplikasi yang khusus dirancang untuk kebutuhan ini. Seperti WebEx Meetings, Google Meet dan Zoom.

Pilihan saya aplikasi WebEx Meeting yang sangat membantu dalam melakukan pertemuan secara online. WebEx dapat digunakan untuk pertemuan sampai dengan 1000 peserta di waktu bersamaan hanya dengan laptop atau smartphone dengan dukungan kualitas video hingga Full HD.

Alasan utama menggunakan WebEx Meeting karena mudah, nyaman dan aman. WebEx menerapkan standar keamanan tertinggi untuk enkripsi.

Anda dapat melihat perbandingan software video conference dan apa saja kelebihan dan kekurangan dari masing-masing aplikasi.

3. Media penyimpanan

Ada beberapa alternatif untuk media penyimpanan berbasis cloud seperti Dropbox, Google Drive dan Microsoft OneDrive.

Karena penyimpanan sudah berbasis cloud, maka dapat diakses dimana saja, kapan saja dan menggunakan perangkat apa saja.

Google menjadi yang terdepan dalam menerapkan kolaborasi dokumen online. Tim dapat membuat, mengubah dan memberikan komentar. Kelebihan dari Google sudah terintegrasi ke berbagai aplikasi third party lainnya.

Bagi yang sudah memiliki Office 365 dapat memanfaatkan penyimpanan sampai dengan 1TB (Terabyte).

OneDrive mempunyai tingkat enkripsi dan level keamanan yang lebih tinggi dalam penyimpanan data. OneDrive perlu melakukan konfigurasi khusus apabila mau melakukan share file di luar organisasi.

Sayangnya pengalaman saya OneDrive paling lambat apabila dibandingkan dengan yang lain. Sehingga saya menggunakan OneDrive hanya sebagai media backup data saja.

Apabila kecepatan dan stabilitas menjadi perhatian utama maka Dropbox bisa jadi pertimbangan.

4. Aplikasi untuk diagram atau flowchart

Aplikasi Draw.io bisa menjadi pilihan dalam membuat diagram dan flowchart. Aplikasi ini dapat menyimpan file ke berbagai media penyimpanan lokal, Google Drive, Dropbox, OneDrive dan lainnya.

Draw.io bisa menjadi aplikasi alternatif dari Visio apabila harga menjadi masalah.

Kesimpulan

Bekerja remote tidaklah jauh berbeda dari bekerja di kantor pada umumnya, akan tetap ada pro dan kontra.

Menjaga keseimbangan kehidupan dan bekerja adalah yang paling penting.

Semoga artikel ini bermanfaat menjadi salah satu referensi dalam menciptakan lingkungan kerja remote.