· · Daud Wihardi · sistem · 4 min read
Otomatisasi Lead dengan n8n: 80 Leads Sebulan Tanpa Ada yang Jaga Inbox
Delapan node n8n mengganti dua orang yang bergantian membuka inbox, dengan ongkos di bawah Rp 90,000 sebulan.
Lead dari marketing masuk ke satu inbox email, sekitar 80 per bulan. Dua orang di tim bergantian membukanya, memilah, mencatat ke Google Sheet, lalu meneruskan ke grup sales.
Sebelum alur ini saya pindahkan ke n8n, sebagian besar lead sampai ke sales lebih dari 30 menit setelah masuk, dan pernah beberapa kali sampai hitungan jam. Sekarang satu menit. Dua angka pertama itu estimasi saya dari mengamati inbox, bukan hasil pengukuran; yang satu menit terikat interval cek email n8n.
Penggantinya delapan node n8n di satu VPS, satu dari inventaris otomasi lengkapnya. Tidak ada model AI di dalamnya.
Beban 80 lead sebulan tidak pernah masuk hitungan siapa pun
Dua orang itu punya pekerjaan utama masing-masing. Menjaga inbox bukan salah satunya, tapi menempel di keduanya.
Selama volume lead sepi, keduanya bisa mengerjakan dua hal sekaligus. Begitu volume naik, mereka harus memilih. Dan volume lead tidak datang rata: kadang sehari sepi, kadang menumpuk dalam satu pagi.
Delapan puluh lead sebulan itu sedikit. Yang sulit dijadwalkan adalah sebarannya. Tidak ada satu pun jam dalam sehari yang boleh dilewatkan, karena lead yang masuk pukul sepuluh tidak sabar menunggu sampai pukul tiga.
| Langkah manual | Yang menunggu | Berhenti kalau |
|---|---|---|
| Membuka inbox | Semua langkah sesudahnya | Orangnya sedang rapat atau di luar |
| Memilah lead dari spam | Pencatatan dan penerusan | Orangnya ragu, lalu menunda |
| Mencatat ke Google Sheet | Rekap bulanan | Sibuk, dikerjakan menumpuk sore hari |
| Meneruskan ke grup sales | Sales menghubungi | Lead terlewat di antara email lain |
Empat langkah, dan tidak satu pun yang rumit. Semuanya menunggu orang yang sama.
Satu lead sudah membeli di tempat lain sebelum kami menghubunginya
Ini yang mengubah urutan prioritas saya.
Sebuah lead masuk dan diteruskan seperti biasa. Waktu akhirnya dihubungi, orangnya sudah membeli dari tempat lain. Yang hilang di situ bukan sebuah nama di daftar, tapi satu-satunya jenis yang berharga: lead yang benar-benar tertarik. Bukan karena penawaran kami kalah, tapi karena kami datang belakangan.
Lead yang telat dihubungi tidak memberi tahu Anda bahwa dia hilang. Dia cuma tidak membalas, dan Anda mengira dia tidak tertarik.
Setelah itu saya berhenti memperlakukan pemindahan alur ini sebagai pekerjaan yang dikerjakan kalau sempat. Ini bagian dari alasan kami bisa memangkas tim sales tanpa kehilangan volume percakapan.
Delapan node, dan yang menentukan justru urutannya
Seluruh alur berjalan di n8n yang saya pasang sendiri di VPS (kenapa n8n, bukan Apps Script). Tidak ada satu pun node yang memanggil layanan berbayar.
Rantainya begini, apa adanya:
| Node | Yang dikerjakan | Kenapa begitu |
|---|---|---|
| Email Trigger (IMAP) | Menarik email masuk | Sumbernya notifikasi form yang sudah ada, jadi saya tidak perlu mengubah apa pun di website |
| If subject “Terima Kasih” | Menyaring dari baris subjek | Gerbang paling murah dipasang paling depan, sebelum ada yang di-parsing |
| Extract Data | Membaca badan email jadi field | Satu tempat untuk semua aturan pembacaan, terpisah dari aturan penilaian |
| Append to Sheet | Menulis baris ke Google Sheet | Ditulis sebelum dinilai. Alasannya di bawah |
| isValid | Menghitung apakah lead ini sampah | Perhitungannya di sini, percabangannya di node berikutnya |
| If Valid | Memilih cabang | Percabangan dipisah supaya kriterianya bisa diubah tanpa menyentuh alurnya |
| GChat Format | Menyusun pesan | Bentuk pesan berubah lebih sering daripada apa pun di alur ini |
| GChat Lead from Marketing | POST ke webhook Google Chat | HTTP Request ke webhook, jadi tidak ada kredensial OAuth yang perlu diperpanjang |
Dua pemisahan di tengah itu yang membuat alurnya bisa saya sentuh setahun kemudian tanpa membaca ulang semuanya. Pembacaan email terpisah dari penilaian lead. Penilaian terpisah dari percabangan.
Menyaring di baris subjek lebih dulu terdengar sepele. Efeknya terlihat di jumlah email yang tidak pernah dibaca isinya oleh node mana pun sesudahnya.
Setiap lead dicatat sebelum dinilai, termasuk yang sampah
Perhatikan posisi Google Sheet di tabel itu. Dia berada sebelum isValid.
Artinya email yang beberapa detik kemudian dinyatakan sampah tetap punya barisnya sendiri di Sheet. Itu disengaja. Sheet ini log dari semua yang masuk, dan daftar lead bagus cuma salah satu pembacaannya.
Alasannya praktis. Blacklist di isValid tidak saya susun di depan sebagai antisipasi pola spam umum. Isinya datang dari spam yang lolos sampai ke grup sales, saya lihat bentuknya, lalu polanya saya tambahkan.
Filter yang cuma menyimpan apa yang lolos menghapus bukti kesalahannya sendiri. Anda tidak akan pernah tahu apa yang salah dibuang, karena yang dibuang tidak pernah dicatat.
Kalau urutannya saya balik, saya kehilangan bahan untuk memperbaiki filternya. Yang tersisa cuma daftar lead bagus, dan daftar itu selalu terlihat benar. Bentuk kesalahannya mirip dengan ongkos yang baru terasa belakangan.
Ongkosnya di bawah Rp 90,000 sebulan
Satu VPS, dipakai bersama beberapa automation lain. Angka itu ongkos VPS-nya, bukan alokasi khusus untuk alur ini, dan n8n-nya versi self-host tanpa langganan.
Pembandingnya juga bukan harga tool sejenis. Yang saya bandingkan adalah waktu dua orang yang setiap hari harus memutuskan kapan membuka inbox, dan lead yang hilang waktu keputusan itu jatuh di jam yang salah.
Yang bisa Anda periksa hari ini
Buka satu automation yang sudah Anda jalankan, cari percabangan pertamanya, lalu telusuri cabang yang menolak. Kalau cabang itu berhenti tanpa menulis apa pun ke mana pun, Anda sedang membuang data tanpa tahu berapa banyak dan apa isinya.
Perbaikannya satu langkah. Pindahkan pencatatan ke posisi sebelum penyaringan, karena Anda butuh bahan itu waktu filternya ternyata salah.
- Daud (@daudwihardi)
